Ávinningur af rafrænum reikningum stendur öllum til boða

Reikningur er grunnskjal í viðskiptum og forsenda fyrir tekjum. Rafrænn reikningur er skjal á stafrænu sniði sem seljandi sendir kaupanda. Forsendur fyrir meiri sjálfvirkni hafa skapast og Ísland hefur nú tækifæri á að skipa sér í fremstu röð á sviði rafrænna viðskipta.

PDF-skjal í tölvupósti má kalla rafrænt en nýtir hvorki helstu kosti né hagræði af rafrænum viðskiptum, því kaupandinn getur ekki nýtt upplýsingarnar nema að meðhöndla þær handvirkt.

Helstu kostir rafrænna viðskipta gagnast báðum aðilum:

• Lækkun kostnaðar. Að teknu tilliti til alls kostnaðar hefur verið reiknað út að með 100% tilfærslu úr pappír yfir í rafræn viðskipti megi spara 60-90% kostnaðar við pappírsviðskipti.
  
  
• Betri gæði reikninga. Þegar báðir aðilar þurfa að færa gögn handvirkt inn í viðskiptakerfi verður misræmi og villur sem magna upp kostnað við hvern reikning, en sjálfvirkt ferli minnkar líkur á villum umtalsvert. Mannlega hönd mun þó áfram þurfa til að yfirfara reikninga, meðhöndla frávik og samþykkja þá.
  
  
• Tímasparnaður. Meiri sjálfvirkni og nákvæmni gagna sparar um 60-80% tímans sem fer í úrvinnslu pappírsreikninga. Á heildina litið er talið að full rafræn viðskipti geti leitt til lækkunar kostnaðar sem nemur 1-2% af heildarveltu fyrirtækja.
  
  
• Hraðara greiðsluflæði. Greiðslur sem skila sér seint eru kostnaðarsamar, ekki síst fyrir minni fyrirtæki. Hraðara greiðsluflæði er augljóslega til mikilla hagsbóta fyrir seljendur, en kaupendur njóta líka góðs af, bjóði seljendur t.d. 1-2% afslátt fyrir að greiða fyrr. 
  
  
• Aukið öryggi og varnir gegn netsvikum. Reikningar sem sendir eru með bréfpósti eða tölvupósti eru óöruggir. Með rafrænni miðlun eru þeir dulkóðaðir og tryggt að ekki sé hægt að eiga við þá, sem minnkar líkur á netsvikum og verndar persónuupplýsingar.
  
  
• Bætt viðskiptasamband birgja og viðskiptavinar. Rafrænt reikningaferli er skilvirkt og því eftirsóknarvert. Mál eru leyst hraðar og með auðveldari hætti, togstreita verður lítil sem engin og langtíma viðskiptasamband styrkist.
  
  
• Bætt umhverfisvernd. Rafrænir reikningar minnka kolefnisspor og draga úr pappírsnotkun bókhaldsdeilda um amk. 80%. Umtalsverður kostnaður sparast af því að þurfa ekki að eyða dýrmætum rúmmetrum í að geyma pappírsgögn.
  
  
• Meira gagnsæi og reglufylgni. Handskráðar upplýsingar skila sér seint í viðskiptakerfi og gera erfiðara um vik að gera áreiðanlegar rekstrarspár og framtíðaráætlanir. Rafræn vistun og aðgengi gagna auðveldar rafrænt eftirlit, endurskoðun og að uppfylla lagalegar kröfur um langtímavistun bókhalds.
  
  
• Sjálfsútgáfa kaupanda. Þegar kaupandi gefur út reikninga á sjálfan sig verður viðskiptaferlið einfaldara. Kaupandinn fær vörur afhentar hraðar og birginn fær greitt fyrr.
  
  
• Endurbætt afstemming. Kaupendur greiða oft marga reikninga saman eða óska eftir kreditreikningum sem leiðir til samskipta vegna upphæða sem ekki er hægt að tengja beint við útgefna reikninga. Með rafrænum greiðslustaðfestingum geta birgjar auðveldlega stemmt af reikninga, kreditnótur og aðrar færslur sem standa á bak við greiðslur.

Birgjar njóta hagræðis af eftirfarandi þáttum:

• Bætt sjóðstreymi. Rafvæðing sjálfvirknivæðir tafsama ferla við útsendingu pósts, innanhússdreifingu, flokkun og innslátt gagna. Kaupendur samþykkja og meðhöndla gögn hratt og örugglega. Reikningar verða því greiddir á tíma, dögum fram yfir gjalddaga fækkar og sjóðstreymi verður hraðara.

• Færri reikningum hafnað. Gögn fara beint frá bókhaldsdeild seljanda til bókhaldsdeildar kaupanda án endurinnsláttar. Þetta minnkar hættu á villum og gögn geta farið í úrvinnslu án tafar.
  
  
• Aukin framleiðni. Seljandi veit nákvæmlega hvenær kaupandi hefur móttekið reikninginn og að gögnin eru óbrengluð, sem leiðir af sér minni þörf til beinna samskipta.

• Auknir fjármögnunarmöguleikar. Minnkun áhættu í greiðsluferlinu opnar á möguleika birgja til að nýta sér nýjar fjármögnunarleiðir með reikninginn sem tryggingu.
  

Kaupendur njóta ávinnings af:

• Aukinni framleiðni. Bætt nákvæmni gagna leiðir til færri villna og minni síma- og tölvupóstsamskipta vegna stöðu reikninga.

• Meiri afsláttarmöguleikum. Kaupendur geta samþykkt og greitt reikninga hraðar og notið á móti stigvaxandi afslátta í takt við greiðslutímann.
  
  
• Bættu kvörtunarferli. Samskipti vegna eins reiknings sem er ekki greiddur eða ranglega greiddur geta kostað tugþúsundir króna í starfsmannaskostnaði. Nákvæmari og hraðari gagnasamskipti leiða til lægri kostnaðar.

Staðlaráð Íslands hefur gefið út tækniforskrift fyrir rafræna reikninga TS 236:2018 sem uppfyllir evrópskar tækniforskriftir og leysir eldri vandamál tengd samhæfni innanlands. Að auki leiðir hún af sér nákvæmari meðhöndlun bókunarupplýsinga og tækifæri á betri samþættingu við pöntunarferilinn. Tækniforskriftin greiðir leið fyrirtækja af öllum stærðum og gerðum til að njóta ávinnings af notkun rafrænna reikninga.

----------------------------------

Höfundur greinarinnar, Markús Guðmundsson,er stofnandi og framkvæmdastjóri Unimaze ehf, sem sérhæfir sig í rafrænum viðskiptum og miðlun rafrænna viðskiptaskjala. Markús er tölvuverkfræðingur frá Háskóla Íslands og University of Miami og hefur starfað við hugbúnaðargerð og ráðgjöf fyrir rafræn viðskipti í yfir 20 ár.