Kostir rafrænna reikninga

Ragnar T. JónassonFrá haustinu 2008 hefur hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana verið í brennidepli. Fagstaðlaráð í upplýsinga-tækni (FUT) og ICEPRO stilltu fyrir þremur árum upp sameiginlegri stefnu um rafvæðingu viðskiptaferla sem skyldi framfylgja á árunum 2010 til 2012. Stefnan byggði á þeirri framtíðarsýn að í ársbyrjun 2013 væri grunngerð rafrænna innkaupa innleidd á Íslandi.

Hagræði og öryggi
Fyrir 6-7 árum voru rafrænir reikningar ekki mikið til umræðu. Ósjaldan heyrðist: "Eru pappírsreikningar eitthvert vandamál? Bara lykla, samþykkja og greiða, málið dautt". Til að svara þessu er einfaldast að benda á helstu kosti rafrænna reikninga:

  • Skilvirkt og hnökralaust flæði reiknings frá móttöku til samþykktar og greiðslu
  • Rétt bókun og réttur staður (lykill og kostnaðarstaður)
  • Réttari upplýsingar (innsláttarvillur hverfandi)
  • Stóraukið öryggi (í samskiptum, við móttöku, skráningu og greiðslu)
  • Samræmt útlit (hægt að láta alla reikninga líta eins út)
  • Minni áhyggjur af dráttarvöxtum og týndum reikningum
  • "Grænt" og ódýrara en pappír (enginn pappír, enginn flutningur, ekkert að skanna)
  • Auðveldari afstemmingar

Þótt erfitt sé að leggja fullkomið tölfræðilegt mat á ávinning þess að skipta pappírsreikningi út fyrir rafrænan má gera ráð fyrir að sparnaðurinn nemi 1-2.000 krónum per reikning. Með hliðsjón af því að árlega flæða á milli íslenskra lögaðila á milli 30 og 40 milljón reikningar eru augljóslega tækifæri til hagræðingar í rafrænum viðskiptaheimi.

Tækniforskriftir
Lykillinn að því að atvinnulífið og hið opinbera geti innleitt rafræn viðskiptaferli er samræming á innihaldi og umgjörð rafrænna viðskiptaskjala. Fag-staðlaráð í upplýsingatækni (FUT) hefur undanfarin ár unnið markvisst að útgáfu tækniforskrifta fyrir grunngerð rafrænna viðskipta. Grunngerð má líta á sem lágmarkskröfur sem aðilar gera til skjals, t.d. reiknings. Það leiðir til þess að þegar móttakendur lýsa yfir að þeir geti tekið við reikningi skv. tiltekinni grunngerð, geta ALLIR sendendur sent þeim reikninga án frekari undirbúnings, líka einstaklingar svo fremi sem umrædd grunngerð sé notuð. Hjá FUT eru eftirtalin skjöl útgefin eða í vinnslu:

Útgefnar tækniforskriftir

  • TS135 - NES 04 - Reikningur
  • TS136 - BII 04 - Reikningur
  • TS137 - BII 05 - Reikningaferli (Kreditreikningur)
  • TS138 - BII 03 - Pöntun

Áætluð útgáfa í júní 2013

  • BII 01 - Vörulisti
  • BII 21 - Viðskiptayfirlit

Í undirbúningi eða til skoðunar

  • BII 06 - Rafræn innkaup
  • BII 20 - Útboð
  • Tækniforskrift fyrir vörpun á milli EDI og BII

Tækninefndir FUT vinna einnig að tækniforskriftum um móttöku- og flutningsfyrirmæli, greiðslumiðlun og fleiri atriði sem einnig snerta rafræn viðskipti.

Ragnar Torfi Jónasson starfar hjá Landsbankanum og situr í framkvæmdaráði FUT.

Sjá einnig umfjöllun um stuðning við tækniforskriftir í þessu tölublaði

Staðlaráð Íslands    Þórunnartúni 2, 3. hæð, 105 Reykjavík    Kennitala: 591193 2019    Opnunartími    Sími 520 7150 fax 520 7171