Ávinningur af rafrænum reikningum - Góður kostur

Georg BirgissonTS 135 Tækniforskrift fyrir einfaldan rafrænan reikning - NES umgjörð 4 var gefin út haustið 2009. Innleiðing á rafrænum reikningum byggð á tækni-forskriftinni hefur gengið vel. Af helstu aðilum sem taka við slíkum reikningum má nefna Fjársýslu ríkisins, Reykjavíkur-borg, fjölda sveitarfélaga, auk nokkurra fyrirtækja á almennum markaði. Fjöldi birgja þessara aðila er þegar farinn að senda þeim staðlaða reikninga og fjölgar hratt í þeim hópi.

Kostir rafrænna reikninga

Kostir rafrænna reikninga fyrir útgefendur og móttakendur eru þónokkrir.

Útgefendur reikninga geta með innleiðingu á rafrænum reikningi samkvæmt TS 135 boðið öllum viðskiptamönnum sínum upp á rafræna reikninga á stöðluðu formi. Þeir geta einnig nýtt sér samtengingu á skeyta- og prentþjónustum sem bjóðast á markaði. Þeir geta gefið út alla sína reikninga á stöðluðu rafrænu formi en látið síðan þjónustuaðila um að koma rafrænt til skila þeim reikningum sem hafa rafræna móttakendur, en prenta og pósta aðra. Þannig er útgáfuferli reikninganna einfaldað til mikilla muna.  

 Móttakendur reikninga geta tekið á móti stöð-luðum rafrænum reikningum frá fjölda birgja, sem senda þeim hver um sig til-tölulega fáa reikninga. Samanlagt er það oft meginþorri reikninga sem fyrirtækin taka á móti. Með því að fá reikningana inn rafrænt er hægt að spara vinnu í innskráningu, auk þess sem dregið er verulega úr innsláttarvillum.

Einnig er hægt er að tengja rafræna reikninga við samþykktarkerfi á sambærilegan hátt og með skönnun reikninga.
Einn höfuðkostur rafrænna reikninga felst síðan í því, að mögulegt er að byggja upp sjálfvirkni í bókun reikninganna, þar sem upplýsingar í reikningnum eru notaðar til að stýra bókunarreglum.

Ennfremur er hægt að nýta upplýsingar rafræns reiknings til að stýra greiðslum með millifærslum eða í gegnum kröfukerfi bankanna. Virkni sem þessi er þegar til staðar í þeim lausnum sem hugbúnaðarfyrirtæki bjóða.

Hagræði fyrir stóra og smáa

Stöðlun rafrænna reikninga skilar ekki aðeins stórum fyrirtækjum auknu hagræði. Rafrænir reikningar opna líka mörg tækifæri fyrir milliliði til að taka að sér umsjón og þjónustu við reikningavinnslu, ýmist við útgáfu, móttöku, úrvinnslu eða eftirlit. Slík þjónusta getur hentað mjög vel fyrir lítil fyrirtæki og rekstraraðila.

Námskeið um rafræna reikninga

Staðlaráð hefur staðið fyrir námskeiðum um rafræna reikninga undangengin tvö ár. Annars vegar er um að ræða stutt kynningarnámskeið fyrir stjórnendur fyrir-tækja. Markmið þess er að þátttakendur öðlist skilning á nýtingu staðlaðra rafrænna reikninga, hvernig nota má rafræna reikn-inga til aukins hagræðis, draga úr kostnaði, auka skilvirkni við sendingu og móttöku og úrvinnslu reikninga í bókhaldi. Fjallað er um áhrif sem innleiðing rafrænna skjala hefur á vinnuferla fyrirtækis og farið yfir þau verkefni sem þarf að sinna til að ná árangri við innleiðingu rafrænna reikninga.

Hins vegar er námskeið um innleiðingu rafrænna reikninga fyrir tæknimenn. Mark-mið þess er að þátttakendur öðlist skilning á uppbyggingu staðla fyrir rafræna reikninga og geti innleitt slíka reikninga samkvæmt tækniforskriftinni TS 135.
Víst er að notkun rafrænna reikninga mun breiðast hratt út á næstu misserum og árum.

Georg Birgisson, rekstrarhagfræðingur.  

Staðlaráð Íslands    Þórunnartúni 2, 3. hæð, 105 Reykjavík    Kennitala: 591193 2019    Opnunartími    Sími 520 7150 fax 520 7171