Staðlamál

Móttakendur reikninga geta tekið á móti stöðluðum rafrænum reikningum frá fjölda birgja, sem senda þeim hver um sig tiltölulega fáa reikninga. Samanlagt er það oft meginþorri reikninga sem fyrirtækin taka á móti. Með því að fá reikningana inn rafrænt er hægt að spara vinnu í innskráningu, auk þess sem dregið er verulega úr innsláttarvillum.

Einnig er hægt er að tengja rafræna reikninga við samþykktarkerfi á sambærilegan hátt og með skönnun reikninga.
Einn höfuðkostur rafrænna reikninga felst síðan í því, að mögulegt er að byggja upp sjálfvirkni í bókun reikninganna, þar sem upplýsingar í reikningnum eru notaðar til að stýra bókunarreglum.

Ennfremur er hægt að nýta upplýsingar rafræns reiknings til að stýra greiðslum með millifærslum eða í gegnum kröfukerfi bankanna. Virkni sem þessi er þegar til staðar í þeim lausnum sem hugbúnaðarfyrirtæki bjóða.

Hagræði fyrir stóra og smáa
Stöðlun rafrænna reikninga skilar ekki aðeins stórum fyrirtækjum auknu hagræði. Rafrænir reikningar opna líka mörg tækifæri fyrir milliliði til að taka að sér umsjón og þjónustu við reikningavinnslu, ýmist við útgáfu, móttöku, úrvinnslu eða eftirlit. Slík þjónusta getur hentað mjög vel fyrir lítil fyrirtæki og rekstraraðila.

Námskeið um rafræna reikninga
Staðlaráð hefur staðið fyrir námskeiðum um rafræna reikninga undangengin tvö ár. Annars vegar er um að ræða stutt kynningarnámskeið fyrir stjórnendur fyrirtækja. Markmið þess er að þátttakendur öðlist skilning á nýtingu staðlaðra rafrænna reikninga, hvernig nota má rafræna reikninga til aukins hagræðis, draga úr kostnaði, auka skilvirkni við sendingu og móttöku og úrvinnslu reikninga í bókhaldi. Fjallað er um áhrif sem innleiðing rafrænna skjala hefur á vinnuferla fyrirtækis og farið yfir þau verkefni sem þarf að sinna til að ná árangri við innleiðingu rafrænna reikninga.

Hins vegar er námskeið um innleiðingu rafrænna reikninga fyrir tæknimenn. Markmið þess er að þátttakendur öðlist skilning á uppbyggingu staðla fyrir rafræna reikninga og geti innleitt slíka reikninga samkvæmt tækniforskriftinni TS 135.
Víst er að notkun rafrænna reikninga mun breiðast hratt út á næstu misserum og árum.

Georg Birgisson, rekstrarhagfræðingur.