Staðlamál

Frá haustinu 2008 hefur hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana verið í brennidepli. Fagstaðlaráð í upplýsinga-tækni (FUT) og ICEPRO stilltu fyrir þremur árum upp sameiginlegri stefnu um rafvæðingu viðskiptaferla sem skyldi framfylgja á árunum 2010 til 2012.  Stefnan byggði á þeirri framtíðarsýn að í ársbyrjun 2013 væri grunngerð rafrænna innkaupa innleidd á Íslandi.

Hagræði og öryggi
Fyrir 6-7 árum voru rafrænir reikningar ekki mikið til umræðu. Ósjaldan heyrðist: „Eru pappírsreikningar eitthvert vandamál? Bara lykla, samþykkja og greiða, málið dautt“. Til að svara þessu er einfaldast að benda á helstu kosti rafrænna reikninga:

• Skilvirkt og hnökralaust flæði reiknings frá móttöku til samþykktar og greiðslu
• Rétt bókun og réttur staður (lykill og kostnaðarstaður)
• Réttari upplýsingar (innsláttarvillur hverfandi)
• Stóraukið öryggi (í samskiptum, við móttöku, skráningu og greiðslu)
• Samræmt útlit (hægt að láta alla reikninga líta eins út)
• Minni áhyggjur af dráttarvöxtum og týndum reikningum
• „Grænt“ og ódýrara en pappír (enginn pappír, enginn flutningur, ekkert að skanna)
• Auðveldari afstemmingar

Framkvæmdastjóri Staðlaráðs, Guðrún Rögnvaldardóttir, var nýlega kjörin varaforseti Evrópsku staðlasamtakanna CEN. Það gaf tilefni til að forvitnast um þessi staðlasamtök sem Ísland er aðili að og spyrja hvernig nýr varaforseti vill láta til sín taka.

Hvers konar samtök eru CEN og hvernig stendur á því að Íslendingur er kjörinn varaforseti?

CEN, Evrópsku staðlasamtökin, eru samtök staðlastofnana 33 Evrópulanda – ESB og EFTA-landanna auk Króatíu, Tyrklands og Makedóníu. Á vettvangi þeirra er unnið að samningu Evrópustaðla á öllum mögu-legum sviðum nema raftækni, sem Evrópsku rafstaðlasamtökin CENELEC fást við, og fjarskiptatækni sem Evrópsku fjarskiptastaðlasamtökin ETSI sjá um. Forseti og þrír varaforsetar mynda æðstu stjórn samtakanna. Staðlaráð Íslands á fulla aðild að CEN og CENELEC svo það er eðlilegt að fulltrúi Staðlaráðs taki þátt í stjórn samtakanna þegar eftir því er leitað.

Til að einfalda innleiðingu á stuðningi við tækniforskriftir fyrir rafræna reikninga (sjá umfjöllun á forsíðu) hefur Fagstaðlaráð í upplýsingatækni (FUT) á síðustu vikum og mánuðum gert eftirfarandi ráðstafanir:

1. Tækniforskriftir skulu vera rafrænar.
   
2. Frjáls og óhindruð dreifing tækni-forskrifta (með eðlilegum fyrirvara um höfundarrétt).
   
3. „Gjaldfrjáls“ dreifing - Notendur þurfa ekki að greiða fyrir tækni-forskriftir (kostuð dreifing).
   

Sett hefur verið upp vefsíða þar sem að hugbúnaðarhús og aðrir geta sannreynt að viðskiptaskjöl sem byggja á tækniforskriftum séu efnislega rétt.

Með þessu eru stór skref stigin í átt því að gera innleiðingu tækniforskrifta þægilega og hagkvæma fyrir viðskipta-aðila óháð stærð og umfangi.

Samræmismat er ferli sem er viðhaft til að sýna fram á að vara, þjónusta eða kerfi uppfylli tilgreindar kröfur sem langoftast er að finna í stöðlum.

Með samræmismati er leitast við að sýna fram á að tilgreindar kröfur séu uppfylltar. Samræmismat hefur ýmsa kosti í för með sér:

• Neytandinn fær meira traust á vöru eða þjónustu sem um ræðir.
• Fyrirtæki getur nýtt sér samræmismatið við að ná samkeppnisforskoti.
• Samræmismat hjálpar stjórnvöldum við að tryggja að heilsuverndar-, öryggis- og um-hverfisaðstæður séu í lagi og uppfylli lágmarkskröfur. CE- merkið er þar ágætt dæmi.
  

Til að tryggja að gæðastjórnunarkerfið sé ávallt í takt við þá starfsemi sem fram fer í fyrirtækinu er nauðsynlegt að vakta kerfið og meta reglulega hvort það uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til þess og virki á tilætlaðan hátt. Vöktunin fer meðal annars fram með úttektum. Staðallinn ISO 19011 Guidelines for auditing management systems felur í sér leiðbeiningar um slíkar úttektir.

Almennari leiðbeiningar
Eldri útgáfa ISO 19011 var frá árinu 2002. Nauðsynlegt þótti að breikka umfang úttektar á stjórnunarkerfum með því að gefa út leiðsögn sem væri meira almenns eðlis. Hin nýja útgáfa ISO 19011 tekur mið af þessu og kemur það fram í nýju heiti staðalsins: „Leiðbeiningar um úttektir stjórnunarkerfa“

Staðallinn ISO 31000:2009 Risk Management – Principles  and Guidelines er fyrsti alþjóðlegi staðallinn um áhættustjórnun. Staðlinum er ætlað að vera almennur grunnur og leiðbeiningar fyrir alla áhættustýringu.

Sameiginlegur skilningur og hugtök
Markmiðið með staðlinum er mynda sameiginlegt verklag við áhættustjórnun og samhæfa aðferðarfræði og hugtök. Hann nýtist almennt til stjórnunar áhættu, óháð gerð, staðsetningu og umfangi áhættunnar og getur gagnast fyrirtækjum og stofnunum í mismunandi starfsemi.

Verkkaupar, bæði opinberir og á einka-markaði, krefjast þess nú í auknum mæli í útboðum að þeir sem komi að framkvæmdum, hvort sem um er að ræða verktaka, hönnuði eða aðra ráð-gjafa, leggi fram gögn til staðfestingar á gæða-stjórnunar-kerfi. Í mannvirkjalögum og í nýrri byggingarreglugerð er auk þess kveðið á um að innan fárra ára verði öllum fyrirtækjum sem koma að bygg-ingar--iðnaði skylt  að hafa vottað gæða-stjórnunarkerfi.

Tryggir skilvirkni og gæði
Gæðastjórnun á arkitektastofu felur í sér að gera verkferla og stjórnun sýnilega og gera þannig starfsmönnum fyrirtækisins, sem vinna við hönnun og rekstur, kleift að skila jafngóðu verki í samræmi við það sem krafist er af verkkaupa. Auk þess verður rekstur verka skilvirkari. Þegar verk-kaupi ræður arkitektastofu með vott-að gæðastjórnunarkerfi fær hann um leið ákveðna tryggingu fyrir gæðum því vottað gæðastjórnunarkerfi er undir stöðugu eftir--liti viðurkenndrar vottunarstofu, sem framkvæmir viðhaldsvottanir á 6 mánaða fresti.

Hvernig geta lítil og meðalstór fyrirtæki bætt hag sinn með notkun staðla og þátttöku í staðlastarfi? Það verður umfjöllunarefnið á stuttri ráðstefnu á Grand Hótel þann 7. desember. Ráðstefnan byrjar kl. 9 og endar með hádegisverði kl. 12:20. Forsvarsmenn fyrirtækja eru hvattir til að skrá sig til þátttöku á vef Staðlaráðs, www.stadlar.is.

Efni ráðstefnunnar
Á ráðstefnunni verður fólk úr íslensku atvinnulífi og fólk frá evrópsku staðla-samtökunum CEN , CENELEC og NORMA-PME. Útlistað verður hvernig staðlar geta auðveldað fyrirtækjum sókn á nýja markaði og bætt hag þeirra í vaxandi samkeppni. Einnig verður fjallað um hvaða kosti fulltrúar lítilla og meðalstórra fyrirtækja eiga þegar kemur að þátttöku í staðlastarfi og hvernig slík þátttaka getur bætt hag fyrirtækjanna.

Tekið verður fyrir:

• Hvernig staðlar greiða fyrir innleiðingu nýrrar tækni og nýsköpun og tryggja að vörur, íhlutir og þjónusta sem mismunandi fyrirtæki veita séu gagnkvæm og samhæfð.
  
• Hvernig staðlar nýtast við að opna markaði með því að gera neytendum kleift að bera saman tilboð frá mismunandi birgjum og auðvelda þar af leiðandi litlum og ungum fyrirtækjum að keppa við stærri og rótgrónari fyrirtæki.
  
• Hvernig staðlar einfalda tilveru fyrirtækja og neytenda og auka jafnframt öryggi þeirra. Staðlar nýtast vel til að bæta afköst, stuðla að bættri heilsu og auknu öryggi neytenda og starfsmanna og gera fyrirtækjum ennfremur auðveldara að fylgja viðeigandi lögum og reglum.
  

Aðeins upphafið
Mikill meiri hluti íslenskra fyrirtækja eru lítil og meðalstór, með starfsmannafjölda á bilinu 10 – 250. Því eru þessi fyrirtæki í veigamiklu hlutverki í  íslenska hagkerfinu. Sama er uppi á teningnum í Evrópu. Þar eru næstum 99% fyrirtækja innan þessara marka og innan þeirra starfa um það bil 66% af heildarvinnuaflinu.

Ofangreind ráðstefna er þáttur í verkefni sem gengur út á að finna leiðir til að efla hag lítilla og meðalstórra fyrirtækja með aukinni notkun staðla innan þeirra og þátttöku í staðlasamstarfi.

Á kvenréttindadaginn 19. júní síðastliðinn var kynnt frumvarp að staðlinum ÍST 85 Jafnlaunakerfi - Kröfur og leiðbeiningar. Meðal þeirra sem tóku til máls á kynningunni var Jóhanna Sigurðardóttir forsætisráðherra. Hún full-yrti að gerð staðalsins væri brautryðjendaverk í jafnréttisbaráttunni. Í máli hennar kom fram að á kvenna-frídaginn 24. október 2008 undirrituðu forsvarsmenn ASÍ og SA ásamt þáverandi félagsmálaráðherra sameiginlegt erindi til Staðla-ráðs um að gerður yrði staðall um jafnlaunakerfi.

Brot úr ræðu forsætisráðherra
„Ljóst varð að verkefnið var að smíða staðal um launajafnrétti sem væri að formi til sambærilegur öðrum stöðlum eins og gæðastjórnunarstöðlum eða um-hverfisstöðlum. Með öðrum orðum; jafn-launastaðallinn yrði vottunarhæfur á nákvæmlega sama hátt og aðrir staðlar. 

Við setjumst undir stýri og keyrum bíl nokkurn veginn óhikað hvar sem við erum stödd í heimnum. Líka heima. Við rötum um flugstöðvar og járnbrautar-stöðvar þótt við séum að koma þar í fyrsta sinn. Við reiknum með og ætlumst til að það gangi snurðulaust fyrir sig. Í raun erum við að ætlast til þess að merkin sem leiðsegja okkur og leiðbeina séu okkur skiljanleg um allan heim. Það eru þau alla jafna og sum eru mjög kunnugleg, boðmerki, bannmerki, viðvörunarmerki, upplýsingarmerki.